เมื่อต้องเลือก Catering สำหรับงานประชุมบริษัท หลายครั้งผู้จัดก็ต้องวุ่นวายกับการจัดอาหารให้ทุกคนประทับใจ และการเลือกบริษัทรับจัด Catering ที่จัดอาหารอร่อยถูกใจผู้เข้าประชุมก็ถือว่าเป็นเรื่องที่ท้าทายมาก แต่หากทำ Catering ได้ดีก็ถือว่าเป็นการสร้างภาพลักษณ์ที่ดีให้กับบริษัทด้วย บทความนี้จะเสนอ 8 วิธีเลือก catering งานประชุมบริษัทที่ทำให้ทุกคนประทับใจ รับรองว่างานเล็กใหญ่แค่ไหนก็ไม่พลาด
- เลือก Catering ที่ตรงต่อเวลา
การเลือก Catering สำหรับงานประชุมบริษัทโดยส่วนใหญ่จะต้องคำนึงถึงกำหนดการที่แน่นอนของการประชุมตั้งแต่เช้าจรดเย็น แขกที่มาร่วมงานอาจจะมีเวลารับประทานอาหารไม่มากนัก เพราะในบางครั้งการประชุมก็อาจเสร็จช้ากว่าที่กำหนดไว้ ทำให้ต้องรวบเวลาในการรับประทานอาหารกลางวัน หรือเย็นให้สั้นลง ควรเลือก Catering ที่ไว้ใจได้เรื่องความตรงต่อเวลาเพื่อที่จะจัดอาหารให้เสร็จเรียบร้อยทันเวลารับประทานอาหารของแขก ในการจัดการเจ้าภาพควรกำหนดเวลาเริ่มรับประทานอาหารและเลิกรับประทานอาหารให้เรียบร้อยเพื่อที่จะคำนวณปริมาณอาหารให้แม่นยำ นอกจากนี้ยังช่วยให้ร้านรับจัด Catering สามารถบริหารเวลาการจัดการอาหารให้พร้อมเสิร์ฟได้ดีขึ้น และสามารถเผื่อเวลาเข้าไปจัดเตรียมสถานที่ก่อนถึงเวลารับประทานอาหารด้วย เพราะบางครั้งอาจมีเวลาให้เตรียมตัวน้อยเพียงแค่ 1 ชั่วโมง แต่หากทุกฝ่ายมีการเตรียมตัวไว้ก่อน อาจหาวิธีแก้ไขปัญหาเฉพาะหน้าได้รวดเร็วขึ้น
- เลือก Catering ที่มีอาหารหลากหลาย
สิ่งที่สำคัญของการจัด Catering งานประชุมบริษัทก็คือการเลือกอาหารเครื่องดื่มให้มีความหลากหลาย เพื่อตอบโจทย์ความต้องการที่แตกต่างของผู้ที่มาร่วมประชุม เพราะการประชุมของบริษัทมักจะมีผู้เข้าร่วมหลายภาคส่วนและอาจจะมีความแตกต่างทางอายุ เช่นพนักงานใหม่และผู้บริหารระดับสูง เชื้อชาติ หรือที่อยู่เช่นการประชุมของผู้จำหน่ายสินค้าในหลาย ๆ จังหวัด และการจัดเมนูให้ถูกใจทุกคนก็คงต้องคิดหลายตลบ ซึ่งวิธีแก้ปัญหาคือการเลือกร้านรับจัด Catering ที่สามารถจัดอาหารได้หลากหลายแบบ ทั้งไทย จีน ฝรั่ง และมีอาหารเรียกน้ำย่อย อาหารจานหลักและขนมให้เลือกครบจบในเจ้าเดียว ในงานประชุมที่มีชาวต่างชาติ อาจจะต้องศึกษาเพิ่มเติมว่าผู้ที่เข้าร่วมงานหลีกเลี่ยงการรับประทานอาหารประเภทใด และแจ้งกับผู้จัด Catering เพื่อที่จะจัดอาหารประเภทอื่นทดแทน และอาจเพิ่มอาหารไทยที่มีชื่อเสียงที่ชาวต่างชาติต่างชื่นชอบเช่น ผัดไทยกุ้งสด และอาหารประเภทแกงกะทิ เช่น แกงเขียวหวานไก่ แกงพะแนงหรือมัสมั่นมาให้รับประทานเพิ่มเติมเนื่องจากไม่เผ็ดจัดและสามารถรับประทานกับข้าวสวยได้เข้ากันอย่างดี และในส่วนของเครื่องดื่มควรแจ้งให้ทาง Catering จัดทั้งน้ำเปล่า น้ำอัดลม น้ำแข็งรวมทั้งกาแฟเอาไว้บริการเพื่อบรรเทาความเหนื่อยล้าจากการประชุมทั้งวันก็จะถูกใจผู้ร่วมประชุมอย่างยิ่ง
- เลือก Catering ที่มีความคิดสร้างสรรค์ในการจัดอาหาร
Catering งานประชุมบริษัทที่ได้รับการจัดตกแต่งอย่างดีก็เป็นสิ่งที่ช่วยสร้างสีสันให้กับผู้มาร่วมประชุม อาจเลือก Catering ที่มีความคิดสร้างสรรค์ในการสร้างธีมในการจัดอาหารแบบต่าง ๆ เช่น ธีมรถยนต์ที่มีการจัดตกแต่งซุ้มและป้ายชื่ออาหารเป็นป้ายทะเบียน หรือพวงมาลัยสำหรับบริษัทรถยนต์ หรือธีมโต๊ะไทยสำหรับบริษัทที่ประกอบธุรกิจส่งออกเครื่องเทศไทย ธีมงานดังกล่าวจะช่วยให้ผู้เข้าร่วมประชุมมีหัวข้อในการสนทนากันให้แตกต่างจากเรื่องงานที่ประชุมและทำให้บรรยากาศการรับประทานอาหารผ่อนคลายมากขึ้น
- เลือกเจ้าที่คำนวณปริมาณอาหารให้แม่นยำ
ในการจัด Catering งานประชุมบริษัทควรคำนวณปริมาณอาหารและเครื่องดื่มให้เหมาะสมกับผู้ที่มาในงาน เพราะหากมีชาวต่างชาติมาร่วมประชุมด้วยและมีผู้ร่วมงานส่วนใหญ่เป็นชาวยุโรปหรืออเมริกันก็ควรเตรียมอาหารและเครื่องดื่มไว้ในปริมาณที่มากพอสมควรและเน้นเลือกอาหารที่มีโปรตีนสูงและไขมันต่ำ ไม่ประกอบด้วยอาหารประเภทแป้งมากเกินไปเพราะจะทำให้ผู้ร่วมประชุมรู้สึกง่วงนอนระหว่างการประชุมได้ แต่อย่างไรก็ตามไม่ควรเลือก Catering ที่ประหยัดต้นทุนโดยการจัดอาหารขาดไป หรือมีอาหารไม่เพียงพอ เพราะหากแขกรู้สึกหิวหรือได้รับประทานอาหารไม่เพียงพอก็จะเป็นหายนะของการจัดการประชุมทีเดียว
- เลือกใช้บริการรับจัด Catering มืออาชีพ
ผู้จัดการประชุมควรศึกษาหาข้อมูลและขอทดสอบอาหารก่อนที่จะตัดสินใจเลือกบริษัทรับจัด Catering เพื่อมั่นใจได้ว่าแขกทุกคนได้รับประทานอาหารที่อร่อยและมีคุณภาพ เลือกผู้ให้บริการ Catering ที่มีการจัดการที่ดี มีความเป็นมืออาชีพ และให้ความสำคัญของความปลอดภัยในการจัดการอาหาร เช่นเลือกเฉพาะวัตถุดิบสดใหม่มาประกอบอาหาร มีการจัดการทำความสะอาดวัตถุดิบอย่างถูกต้องทั้งการล้างผักและเนื้อสัตว์ให้สะอาด ปราศจากสารตกค้าง แยกมีด แยกเขียงไม่ให้มีการปนเปื้อนระหว่างอาหารสุกและดิบระหว่างการปรุงอาหาร ทำให้ผู้เข้าประชุมได้รับประทานอาหารที่ปรุงด้วยวัตถุดิบคุณภาพดี ที่ผ่านการคัดสรรมาอย่างเข้มงวด มีทั้งความอร่อยและปลอดภัย หรือหากเป็นไปได้อาจเลือกผู้ประกอบการที่มีมาตรฐาน GMP ก็จะไว้ใจได้ไปอีกขึ้นหนึ่ง
- เลือก Catering ที่พนักงานบริการดี
เคล็ดลับอีกอย่างที่ทำให้การจัดการ Catering งานประชุมบริษัทได้รับคำชื่นชมก็คือพนักงานให้บริการที่อัธยาศัยดี ไม่นิ่งดูดายในการดูแลแขกอย่างทั่วถึง ควรเลือกบริษัทรับจัด Catering ที่มีการอบรมพนักงานอย่างจริงจังให้พนักงานมีจิตใจรักการบริการ ขยันอดทน สามารถจัดเสิร์ฟน้ำและอาหารไปพร้อม ๆ กับการเก็บทำความสะอาดภาชนะที่ใช้แล้วได้อย่างรวดเร็ว นอกจากนี้หากเป็นการจัดประชุมของบริษัทนานาชาติ ควรจัดให้มีพนักงานที่สามารถสื่อสารภาษาอังกฤษได้จำนวนหนึ่งเพื่อสื่อสารกับแขกได้อย่างถูกต้อง นอกจากนี้ควรจัดให้มีพนักงานที่คอยเติมอาหารในถาดเมื่ออาหารพร่อง หรือใกล้หมด และคอยจัดแต่งอาหารให้ดูน่ารับประทาน รวมถึงเก็บกวาดทำความสะอาดสถานที่จัดโต๊ะและสถานที่รับประทานอาหารเมื่องานเสร็จเรียบร้อยแล้ว นอกจากนี้ชุดที่พนักงานสวมใส่ก็มีความสำคัญ ควรเลือกบริษัท Catering ที่มีชุดยูนิฟอร์มที่สะอาดเรียบร้อย และมีการเก็บรวบผมและใส่หน้ากากอนามัย ก็จะครบองค์ประกอบด้านการบริการอย่างแท้จริง
- เลือก Catering ที่ใส่ใจกับการจัดเตรียมที่นั่ง
ในการจัด Catering สำหรับงานประชุมควรใส่ใจกับการจัดวางผังที่นั่งให้ไม่หนาแน่นจนเกินไป จนแขกรู้สึกอึดอัด และหากจัดให้ผู้เข้าร่วมประชุมเดินไปตักอาหารด้วยตัวเอง จึงควรคำนึงถึงช่องว่างระหว่างเก้าอี้แต่ละตัวให้พอเหมาะเพื่อให้ลุกไปตักอาหารและกลับมานั่งได้สะดวก ซุ้มตั้งอาหารควรวางในหลาย ๆ จุดเพื่อที่จะไม่ต้องเดินไกล นอกจากนี้เนื่องจากแขกอาจมีเวลาในการรับประทานอาหารไม่มากนักก็ต้องไปประชุมต่อ ควรเตรียมอุปกรณ์ในการรับประทานอาหาร เช่น ช้อนส้อม แก้วน้ำดื่ม กระดาษเช็ดปาก ไม้จิ้มฟัน ให้ครบครันบนโต๊ะอาหารเพื่อให้ผู้เข้าประชุมหยิบใช้ได้สะดวกมากขึ้น นอกจากนี้เจ้าของงานอาจประสานงานกับบริษัทรับจัด Catering ในการเลือกที่นั่งให้แขกกลุ่มที่สนิทกันเช่น ทำงานในแผนกเดียวกัน หรือในส่วนงานที่ต้องประสานงานกันได้นั่งใกล้กันเพื่อพูดคุยทำความรู้จักกันมากขึ้น และทำให้ผู้ที่มาร่วมงานรู้สึกผ่อนคลายและทานอาหารได้เอร็ดอร่อยขึ้น
- เลือก Catering ที่แก้ไขปัญหาเฉพาะหน้าได้ดี
เนื่องจากการจัด Catering มักจะเกิดปัญหาเฉพาะหน้าที่ต้องแก้ไขหน้างาน ไม่ว่าจะเป็นด้านที่สถานที่อาจไม่พร้อม สภาพอากาศที่ไม่เอื้ออำนวยหากต้องจัดแบบ Outdoor หรือพนักงานขาดงานและทำให้บริการได้ไม่ทั่วถึง ควรเลือกบริษัทจัด Catering ที่มีทักษะด้านการบริหารจัดการและมีทักษะในการแก้ไขปัญหาเฉพาะหน้าได้ดีเยี่ยม ก็จะทำให้งานเรียบร้อยโดยปราศจากความกังวล
เมื่อจบบทความนี้จะเห็นว่าวิธีเลือก Catering งานประชุมบริษัทให้ได้ดังใจนั้นไม่ใช่เรื่องยากเลย เพียงแค่เอาใจใส่รายละเอียดเล็ก ๆ น้อย ๆ ของลักษณะงาน และศึกษาข้อมูลพื้นฐานของผู้มาร่วมงานประชุมและเลือก Catering ที่มีความเป็นมืออาชีพ ช่วยเจ้าของงานแนะนำเมนูอาหารที่เหมาะสมและคำนวณปริมาณอาหารให้พอเหมาะเพื่อรับรองผู้เข้าประชุม ตลอดจนมีทีมงานบริการที่มีอัธยาศัยดีก็สามารถจัดการทุกอย่างให้เรียบร้อยลงตัวอย่างง่ายดาย